5. Administración de riesgos

5.1 DEFINICIÓN Y ORIGEN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ

Es la contingencia de pérdida debido a la incapacidad de la Cooperativa para enfrentar una escasez de fondos y cumplir sus obligaciones, y que obliga a conseguir recursos alternativos o a realizar activos en condiciones desfavorables.

Este riesgo se origina básicamente por las transformaciones de plazos y montos que realiza la Institución.

Por transformación de plazos se entiende cuando se reciben recursos de ahorros de corto plazo para colocarlos en créditos de mediano y largo plazos, en términos generales, por la existencia de un desfase natural entre captaciones de ahorros y colocaciones en activos productivos.

Por transformación de montos, por recibir menor promedio de montos en ahorros que los que demandan los solicitantes en créditos.

Adicionalmente existen circunstancias implícitas que se identifican como generadoras de desfases de liquidez y para las cuales la cooperativa deberá estar debidamente preparada:

1. Retiro de depósitos de ahorro a la vista por parte de los socios en montos que en condiciones normales y dadas las estadísticas de frecuencia o estacionalidad de retiros, no lo hacen.
2. No renovación de depósitos a plazo fijo por parte de los socios en montos y frecuencia fuera de lo normal.
3. La morosidad de la cartera se eleva por encima de lo normal, afectando el ingreso de flujo de fondos.
4. Siniestralidad o la no recuperación del activo productivo de la cooperativa.

5.2 MANEJO DEL RIESGO DE LIQUIDEZ INHERENTE A LAS CAPTACIONES

5.2.1 Diversificación de captaciones

La Cooperativa procurará la desconcentración de las captaciones en términos de: montos, usuarios, tipo de producto y vencimientos de depósitos a plazo.

La diversificación de captaciones significa, en términos generales, que la Cooperativa procurará obtener depósitos de la mayor diversidad de usuarios posible, así como de los distintos sectores económicos y mercados geográficos. Los tipos de usuarios pueden ser personas de diferentes niveles de ingreso, distintas fuentes de ingresos, profesiones, actividades, estado civil, edad, etc.

5.2.2 Límites y concentración

El monto total de las captaciones de ahorro, tomando en cuenta todas las modalidades y productos que la Cooperativa puede tener de un solo socio o depositante, es del 8% de su patrimonio efectivo que tuvo al cierre del ejercicio económico-financiero del año anterior.

5.2.3 Identificación de los mayores depositantes

Las Cooperativa mantendrá claramente identificados a sus principales ahorristas en un listado que tenga la siguiente información:

• a. Identificación, número del socio y antigüedad como tal.
• b. Número de documento de identidad.
• c. Domicilio actualizado.
• d. Número de teléfono, laboral y particular.
• e. RUC, en caso de que se encuentre registrado como contribuyente.
• f. Saldo total depositado en la entidad.

Para identificar a los principales depositantes, la Cooperativa a una fecha determinada, sumará el saldo total de todos los depósitos, cualquiera fuera la modalidad, de cada uno de los socios e identificar aquellos que al cierre del reporte sean los veinte (20) mayores ahorristas en la Cooperativa.

La Cooperativas reportará las operaciones que las leyes y las regulaciones sobre control de operaciones de procedencia ilícita dispuesta por la SEPRELAD.

5.2.4 Índice de liquidez

La Cooperativa debe mantener las suficientes disponibilidades para su operación, que incluye la atención de los retiros de ahorros. Las disponibilidades son la suma de caja, los depósitos a la vista, los depósitos con plazo de vencimiento hasta treinta (30) días, los certificados de depósitos de ahorro y otras inversiones financieras, siempre y cuando para estas últimas exista claramente la opción de su conversión en efectivo, en cualquier momento.

Las disponibilidades en todo momento, representarán como mínimo el diez por ciento (10%) del total de las captaciones de depósitos, cualquiera sea su modalidad, a la vista o a plazo. Este indicador se conoce como “Índice de Liquidez”. La Cooperativa mantendrá al menos el treinta por ciento (30%) de su liquidez en instrumentos o productos de disponibilidad inmediata.

5.3 REVELACIÓN DE RIESGO OPERATIVO EN LAS CAPTACIONES

5.3.1 Definición y origen del riesgo operativo

Es la posibilidad de que se produzcan pérdidas debido a eventos originados en fallas o insuficiencia de procesos, personas, sistemas internos, tecnología, y por la presencia de eventos externos imprevistos. Agrupa riesgos relacionados con deficiencias de control interno; sistemas, procesos y procedimientos inadecuados, errores humanos y fraudes, fallas en los sistemas informáticos, ocurrencia de eventos externos o internos adversos.

El riesgo operativo inherente a las captaciones de ahorro, se origina en:

a. Volumen de transacciones:

• La necesidad de procesar con exactitud altos volúmenes de transacciones dentro de cortos períodos de tiempo, requiere el uso de tecnología apropiada, evidenciando los riesgos siguientes:  Errores a pequeña y gran escala por fallas de control.
• Pérdida de datos originados por fallas en los sistemas informáticos.
• Alteración de datos originada por interferencia no autorizada en el sistema.
• Falta de procesamiento de transacciones en los tiempos requeridos, generando problemas para el pago o recepción de dichas transacciones.

b. Dispersión geográfica:

La realización de operaciones en diferentes sitios o regiones, con dispersión geográfica del procesamiento y de los controles de las transacciones, puede generar los siguientes riesgos:

• Exposición agregada por socio y por producto que no pueda ser debidamente revelada.
• Fallas en el control que permanezcan sin detectar y corregir debido a la separación física entre la administración y los que manejan las transacciones.

c. Manejo de partidas monetarias:

El manejo de grandes volúmenes de partidas monetarias, incluyendo efectivo y documentos valorados, puede resultar en riesgo de pérdida originada por robo y fraude por empleados o terceros.

d. Riesgo legal:

El riesgo operativo incluye la posibilidad de incurrir en pérdidas como resultado del incumplimiento de normas, regulaciones o procedimientos con posibles consecuencias legales, así como por efecto de estipulaciones contractuales. El riesgo legal surge también de actuaciones malintencionadas, negligentes o involuntarias que afectan la formalización, efectividad o ejecución de contratos o transacciones.

5.4 MANEJO DEL RIESGO OPERATIVO INHERENTE A LAS CAPTACIONES

5.4.1 Proceso para administrar el riesgo operativo

El proceso que se implante en la Cooperativa para la administración del riesgo operativo inherente a las captaciones, deberá incluir al menos lo siguiente:

1. Definir claramente las responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación entre las diferentes áreas de la cooperativa.
2. Establecer una metodología que permita llevar a cabo la identificación, medición, mitigación, monitoreo y control e información de dicho riesgo.
3. El proceso que se debe cumplir para la aprobación de propuestas de nuevas operaciones, productos y servicios.
4. Los indicadores de riesgo operativo que se definan.

5.4.2 Acciones generales para la gestión del riesgo operativo inherente a las captaciones

1. La Cooperativa debe gestionar el capital humano de forma adecuada, e identificar apropiadamente las fallas o insuficiencias asociadas a este factor, tales como: falta de personal adecuado, negligencia, error humano, sabotaje, fraude, hurto, apropiación de información sensible, nepotismo, relaciones interpersonales inapropiadas y ambiente laboral desfavorable, falta de especificaciones claras en los términos de contratación del personal, entre otros. La Cooperativa mantendrá información actualizada del capital humano, que permita una adecuada toma de decisiones por parte de los niveles directivos y la realización de análisis cualitativos y cuantitativos de acuerdo con sus necesidades.
2. Con el objeto de garantizar la optimización de los recursos y la estandarización de las actividades, la Cooperativa debe contar con los procesos de captación, documentados, definidos, y actualizados permanentemente.
3. Se deben definir políticas para un adecuado diseño, control, actualización y seguimiento de los procesos de captaciones. Las políticas deben referirse por lo menos a:
   • (i) diseño claro de los procesos, los cuales deben ser adaptables y dinámicos;
   • (ii) descripción en secuencia lógica y ordenada de las actividades, tareas, y controles;
   • (iii) determinación de los responsables de los procesos, que serán aquellas personas encargadas de su correcto funcionamiento, a través de establecer medidas y fijar objetivos para gestionarlos y mejorarlos, garantizar que las metas globales se cumplan, definir los límites y alcance, mantener contacto con los clientes internos y externos del proceso para garantizar que se satisfagan y se conozcan sus expectativas, entre otros;
   • (iv) difusión y comunicación de los procesos buscando garantizar su total aplicación; y,
   • (v) actualización y mejora continua a través del seguimiento permanente en su aplicación.
4. Deberá existir una adecuada separación de funciones que evite concentraciones de carácter incompatible, entendidas éstas como aquellas tareas cuya combinación en las competencias de una sola persona, eventualmente, podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones u otros eventos de riesgo operativo.
5. La Cooperativa debe contar con la tecnología de información que garantice la captura, procesamiento, almacenamiento y transmisión de la información de captaciones de manera oportuna y confiable; que evite interrupciones de la actividad, y que logre que la información sea íntegra, confidencial y esté disponible para una apropiada toma de decisiones.
6. Deberán adoptarse políticas y procedimientos de seguridad de la información que establezcan sus objetivos, importancia, normas, principios, requisitos de cumplimiento, responsabilidades y comunicación de los incidentes relativos a la seguridad; considerando los aspectos legales, así como las consecuencias de violación de estas políticas.
7. La Cooperativa debe gestionar los riesgos de pérdidas derivadas de la ocurrencia de eventos ajenos a su control que pudieran alterar el desarrollo de las actividades normales de captación de depósitos. Se deben tomar en consideración los riesgos que implican las contingencias legales, las fallas en los servicios públicos, la ocurrencia de desastres naturales, atentados y actos delictivos, así como las fallas en servicios críticos provistos por terceros.
8. La gerencia deberá tener una visión clara de los diferentes tipos de exposición al riesgo operativo en que incurre la Cooperativa en la administración de las captaciones de ahorro y su prioridad, con el objeto de tomar decisiones y acciones. Éstas pueden ser, entre otras: revisar estrategias y políticas; actualizar o modificar procesos y procedimientos establecidos; implantar o modificar límites de riesgo; constituir, incrementar o modificar controles; implantar planes de contingencias; revisar términos de pólizas de seguro contratadas; contratar servicios provistos por terceros; u otros, según corresponda. i. La Cooperativa debe implementar un plan de continuidad que tendrá como objetivo principal brindar respuestas efectivas que garanticen la continuidad de los servicios de captaciones ante la ocurrencia de eventos que puedan crear una interrupción o inestabilidad en sus operaciones.