6. Control interno aplicable

La Cooperativa privilegia la seguridad y transparencia de las operaciones de captaciones de depósitos, para lo cual, establece los siguientes lineamientos generales que complementan y/o se incorporan en las actividades de control interno.

6.1 APERTURA DE CUENTAS

El responsable de supervisar las sucursales y demás puntos de servicio, en forma sorpresiva y al azar, debe visitarlas para constatar que las cuentas abiertas durante un determinado período de tiempo se encuentran respaldadas por la correspondiente documentación. Como mínimo este control debe ser realizado cada 6 meses.

Alternativa o complementariamente, la Cooperativa podrá realizar esta labor de control por medio de auditoría interna u otras instancias destinadas para ello.

6.2 CUENTAS CANCELADAS

La Cooperativa por medio del gerente o encargado de sucursal, llevará un control diario de las cuentas canceladas, verificando que todo el procedimiento se haya llevado conforme a lo establecido. Asimismo, a nivel de casa matriz deberá establecer el funcionario que lleve este control.

6.3 FORMAS NUMERADAS

La Cooperativa, por medio de las instancias correspondientes, entregará las formas numeradas a las sucursales llevando el inventario de las mismas en el registro correspondiente. Dentro de las sucursales el acceso al inventario de formas numeradas debe hacerse sólo bajo la supervisión del gerente o encargado de la sucursal.

Es responsabilidad de todas las personas que llevan formas numeradas en las sucursales y oficinas principales, registrar diariamente y en forma inmediata, la utilización de las mismas en formulario de control de secuencias numeradas, a la vez el supervisor correspondiente es quién también evidenciará diariamente en dicho control mediante su rúbrica.

Las gerencias de sucursales obligatoriamente una vez al mes verificarán si todo el personal a su cargo lleva el control diario de formas numeradas y está cumpliendo con este proceso.

6.4 TRANSFERENCIAS Y CHEQUES EMITIDOS

Para la operación de transferencias o emisiones de cheques, se deberá atender los siguientes lineamientos:

1. Toda transferencia y emisión de un cheque para atender retiros de ahorros debe estar respaldada por una solicitud o formulario debidamente llenado y firmado por parte del socio.
2. Las personas a cargo de la emisión de los cheques llevarán un registro de los cheques emitidos en orden secuencial numérico.
3. Ningún cheque será emitido con enmendaduras o borrones.
4. En la elaboración de cheques debe usarse el equipo protector, en el caso de no existir protectora, se imprimirá la cantidad en letras a máquina en forma manual. Si se estima necesario se cubrirá la protección o la cantidad en letras con cinta adhesiva u otro material protector.
5. Los cheques se emitirán a nombre del beneficiario final. Por ningún concepto se emitirá cheques al portador.
6. En la emisión de cheques, asteriscos u otros símbolos serán usados en los espacios en blanco que queden antes y después de la cantidad y nombre del beneficiario a fin de evitar y prevenir cualquier alteración.
7. A los cheques anulados debe colocarse de inmediato el sello de ANULADO en el juego completo, original y copia, y mutilar el espacio destinado a la firma.
8. El original y copia del cheque anulado deberá adjuntarse al registro de control que mantiene cada sucursal.
9. Los cheques anulados serán destruidos el ultimo día laborable del mes; evidenciando por medio de un acta en donde intervienen, el custodio, él y una persona independiente del proceso, dicha acta archivada obligatoriamente.
10. Las devoluciones por cheques perdidos, robados o destruidos podrán efectuarse con autorización escrita del beneficiario a fin de hacer los trámites de suspensión de pago. No se devolverán los fondos sin recibir la confirmación del Banco, de que el Cheque no haya sido pagado y de la existencia de los fondos.
11. Diariamente la persona o departamento responsable registrará la secuencia numérica de los cheques no emitidos y realizará la verificación con el Control Formas Numeradas.
12. Sobre los cheques emitidos en poder del gerente o personal de sucursal, se llevará un control de la numeración y monto. Cuando se produzca le entrega al cliente, ésta se acreditará con la firma del solicitante en el formato respectivo en el que solicitó la emisión de cheque.
13. Auditoría verificará al menos mensualmente, la secuencia numérica de los cheques y el correcto funcionamiento de este proceso mediante los mecanismos que establezca.

6.5 CUENTAS INACTIVAS

Una cuenta inactiva es aquella que no presenta movimientos de depósitos, retiros y/o débitos en un período de tiempo determinado.

De forma mensual, el gerente o encargado de sucursal elaborará un reporte de cuentas inactivas, que son las que en el último trimestre no han presentado movimientos. Asimismo, a nivel de casa matriz deberá establecer el funcionario que lleve este control.

La Cooperativa atenderá lo dispuesto en las leyes y disposiciones vigentes respecto del tratamiento de este tipo de cuentas.

6.6 DEPÓSITOS DE EMPLEADOS, FUNCIONARIOS, DIRECTIVOS Y PERSONAS VINCULADAS

Este tipo de depósitos requiere ciertas medidas de control especiales. El seguimiento periódico de estas cuentas es un procedimiento que permite detectar movimientos que pudieran no estar de acuerdo con las actividades de los empleados, funcionarios, directivos y personas vinculadas. Para el efecto, se establecen las siguientes directrices:

1. Los empleados no podrán tener en la Cooperativa más de una cuenta de ahorros a la vista abierta. La intención de constituir otro tipo de modalidades de depósito deberá ser de conocimiento del Gerente de Operaciones o su análogo, del Gerente de la Sucursal correspondiente y del jefe inmediato superior quien deberá autorizar expresamente esta operación.
2. Los empleados no podrán firmar de manera individual ni conjunta (y/o) en otras cuentas que no sean las suyas.
3. Todas las cuentas abiertas por parientes, esto es cónyuges, padres, hermanos o hijos del personal de la Cooperativa, deberán ser reportadas por el empleado al Gerente de Operaciones o su análogo, quien llevará un archivo de todas las cuentas relacionadas por cada empleado.
4. Sobre las cuentas del personal o las de sus parientes se presentará un resumen de los movimientos mensuales efectuados. El primer control sobre esto lo realizará el Gerente de Operaciones o su análogo. e. Las tasas de interés a los empleados y sus parientes no serán superiores a las que percibiría cualquier socio en iguales circunstancias de plazo y monto. Ello obedece tanto a consideraciones éticas como a criterios prácticos, para evitar que los empleados pudieran utilizar sus cuentas para intermediar recursos de terceros. Auditoría Interna y la Gerencia General recibirán un reporte mensual de los depósitos del personal.

6.7 ASPECTOS DE PERSONAL

Con frecuencia trimestral se obtendrá de la central de riesgos la posición de endeudamiento del personal de la institución, verificando su situación. Para aquel personal que presente calificaciones crediticias inferiores o deficientes, la gerencia administrativa le solicitará explicaciones. Un empleado con niveles de endeudamiento muy elevados y más aún, si se trata de deudas en mora, puede ser más propenso a involucrarse en acciones fraudulentas.

6.8 ASPECTOS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Los siguientes lineamientos deben ser observados para la operación segura y transparente de las captaciones de ahorros:

1. Es responsabilidad de todo el personal el uso de claves de acceso a los sistemas. b. Todo funcionario autorizado para solicitar y aprobar requerimientos de claves de seguridad a los sistemas, deberá tener pleno conocimiento de las opciones de los módulos a los cuales solicita y aprueba acceso para su personal, y tomará en cuenta que no exista incompatibilidad del acceso solicitado con las funciones que desempeña.
2. Los usuarios que posean claves de acceso a los diferentes sistemas, serán los únicos responsables de las transacciones efectuadas con dicha clave, por lo que es indispensable se mantenga la confidencialidad de su password o contraseña.
3. Cuando el usuario deba retirarse temporalmente de su terminal de trabajo o sí ha terminado el trabajo deberá salirse del sistema, y de esta forma liberar al terminal de su clave.
4. Las claves de acceso deben ser modificadas periódicamente.
5. Las claves de acceso a los sistemas son personales e intransferibles, por consiguiente un usuario no deberá trabajar con una clave diferente a la suya. El incumplimiento de esta política se considerará como gravísima falta de responsabilidad en el trabajo.
6. Para evitar una divulgación innecesaria de las claves de acceso, es prudente definir la información que debe ser compartida con otros departamentos o agencias, limitando su uso al nivel de consulta.
7. Las claves de acceso del personal que deje de prestar sus servicios a la Institución serán eliminados de los sistemas a los cuales tenía ingreso. En caso de ausencias temporales (vacaciones, licencias etc), las claves serán suspendidas por el período establecido de acuerdo a las notificaciones recibidas, y serán reactivadas luego de transcurrido dicho período.
8. La Cooperativa podrá establecer mecanismos diferentes para el acceso a los sistemas como pueden ser: huellas digitales, identificación biométrica, claves dinámicas por medio de dispositivos, claves dinámicas por medio de mensajería de celular, entre otros sistemas.

6.9 MANEJO DE EFECTIVO Y CAJEROS

1. Sólo los cajeros deben manejar el efectivo con el público.
2. Los límites máximos de efectivo a ser mantenido por cada cajero deben ser fijados y aprobados por la autoridad respectiva.
3. Todo efectivo recibido por un cajero debe ser contado al detalle en presencia de quien lo entrega.
4. Toda transacción empezada con un socio o tercero, debe ser terminada en su presencia, de tal manera que cualquier diferencia sea solucionada en el momento en que ocurre.
5. Bajo ninguna circunstancia los cajeros prepararán o alterarán las boletas de depósito y retiro. Las boletas con errores o alteraciones sin autenticar detectadas al realizar el depósito, serán devueltos al socio para su corrección y firma.
6. Por ningún motivo, los cajeros realizarán operaciones sobre su propia cuenta en la terminal en la que atiendan al público.